La Cité internationale des arts, fondation privée reconnue d’utilité publique, est une résidence artistique qui rassemble, au cœur de Paris, des artistes et leur permet de mettre en œuvre un projet de création ou de recherche dans toutes les disciplines.
Sur des périodes de deux mois à un an, dans le Marais ou à Montmartre, la Cité internationale des arts – forte d'une équipe de 50 personnes – permet à des artistes de travailler dans un environnement favorable à la création, ouvert aux rencontres avec des professionnels du milieu culturel. Les résidents bénéficient d’un accompagnement sur mesure de la part de l’équipe de la Cité internationale des arts.
Dans le Marais ou à Montmartre, l’atelier-logement (espace de vie et de création) dont bénéficient les résidents leur permet de cohabiter avec plus de 300 artistes et acteurs du monde de l’art de toutes les générations, de toutes les nationalités et de toutes les disciplines (environ 1 000 artistes par an, accueillis dans 325 ateliers-logements).
Le pôle accueil fait partie du service des résidences (composé de trois pôles : programmes de résidences / accueil / programmation artistique et culturelle), il est constitué des membres suivants :
• Responsable du pôle ;
• Agents d'accueil et de sécurité (2 personnes) ;
• Réceptionniste / standardiste (1 personne) ;
• Hôte d’accueil (1 personne) ;
• Hommes de sécurité / veilleurs de nuit (6 personnes) ;
• Chargé d’accueil (1 personne sur le site de Montmartre).
Le/la responsable est assisté(e) à ce jour dans la réalisation de ses missions par les agents d'accueil et de sécurité.
Missions du/de la responsable de l’accueil
Sous l’autorité de la direction et du responsable du service des résidences, le/la responsable de l’accueil de la Cité internationale des arts organise les modalités d’accueil pratique des résidents et du public des sites du Marais et de Montmartre ; et assure l’encadrement et la coordination de l’équipe dédiée.
Le/la responsable de l’accueil assure l’encadrement et la coordination de l’équipe du pôle accueil :
• Il/elle élabore et met à jour le planning de son équipe ;
• Il/elle organise le travail des agents selon les besoins liés à l’activité et leur transmet les informations nécessaires à la bonne exécution de leurs tâches sur les 2 sites ;
• Il/elle s’assure du bon respect des temps de travail, du suivi des heures supplémentaires, transmet les variables de paie au service de la comptabilité, et valide les demandes d’absence des agents de l’équipe de l’accueil dans le logiciel Sage • Espace Employé ;
• Il/elle s’assure du respect du règlement intérieur et des consignes de sûreté et de sécurité, en lien avec le responsable sécurité, et contrôle le cahier de liaison entre équipes de nuit et jour ;
• Il/elle réalise les entretiens annuels de l’équipe du pôle.
Le/la responsable de l’accueil organise les modalités pratiques d’accueil des résidents, en étroite collaboration avec le pôle programmes de résidences :
• Il/elle s’assure de la qualité et du professionnalisme de l’accueil des résidents ;
• Il/elle s’assure de la bonne information générale des résidents (travaux, coupures d’eau, etc.) et veille à apporter des réponses appropriées à leurs demandes particulières ;
• Il/elle organise et supervise le renseignement des arrivées et départs sur le logiciel AD Présence, en lien direct avec les coordinateurs du pôle programmes de résidences ;
• Il/elle planifie et supervise les inventaires d’arrivée et de sortie, et participe à la réflexion sur la mise en place d’un outil informatique adapté ;
• Il/elle s’assure de la transmission aux services généraux et au service des bâtiments des informations qui les concernent à la suite des inventaires de sortie (besoin de ménage supplémentaire, matériel détérioré, etc.) et participe au contrôle de l’état des ateliers-logements et de leur équipement ;
• Il/elle transmet au service de la comptabilité les informations nécessaires pour la facturation (supplément ménage, accompagnateurs, etc.) ;
• Il/elle gère la relation aux prestataires pour la literie (rotation des draps, nettoyage des couettes).
Le/la responsable de l’accueil veille à la bonne gestion des flux de visiteurs :
• Il/elle coordonne la gestion des flux de visiteurs (notamment dans le cadre des manifestations artistiques et culturelles comme les Ateliers ouverts hebdomadaires) et organise l’accueil des publics spécifiques, en lien avec le responsable de la sécurité, l’équipe du pôle de de la programmation artistique et culturelle et le service de valorisation des espaces ;
• Il/elle gère la relation au prestataire qui assure l’accueil et la médiation des expositions de la Galerie ;
• Il/elle s’assure de la qualité et du professionnalisme de l’accueil des visiteurs.
Profil recherché :
• Expérience d’au moins 2 ans dans des fonctions similaires ;
• Grandes capacités organisationnelles et de suivi de planning ;
• Expérience confirmée sur des tâches de coordination et de gestion d’équipe ;
• Maîtrise de l’anglais indispensable (oral et écrit) ;
• Maitrise des outils informatiques (Outlook, Word, Excel) et goût pour la prise en main de logiciels ;
• Polyvalence, réactivité ;
• Rigueur et sens de l’organisation ;
• Fiabilité́ et discrétion ;
• Excellent relationnel ;
• ntérêt pour l’art et la culture.
Rémunération : selon grille de salaire et expérience
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