Adjoint.e au pôle de l'accueil

CDI Temps plein

Suivi

Joséphine BRUNNER, Directrice adjointe - josephine.brunner@citedesartsparis.fr

 

Les candidatures sont à adresser (CV + Lettre de motivation) par voie électronique (en précisant en objet : « Candidature au poste d’ADJOINT-E AU POLE ACCUEIL»).

 

 

Description de l’entreprise

La Cité internationale des arts est une Fondation reconnue d’utilité́ publique, qui accueille des artistes en résidence, issus de plus de 90 pays, dans 326 ateliers-logements répartis sur deux sites, le Marais, et Montmartre. 70% des ateliers sont souscrits par des opérateurs étrangers et français qui désignent les résidents selon des modalités qui leur sont propres et 30 % des ateliers sont réservés pour répondre aux candidatures individuelles qui font l’objet d’une sélection par deux sessions annuelles de commissions de professionnels. Parallèlement à cette activité́ principale, la Cité internationale des arts dispose de salles d’exposition (525 m2) et d’un auditorium (128 places) ainsi que des studios de répétition et espaces mis en location.

 

 

Description du poste

Au sein du service des résidences, le pôle de l’accueil est en charge de la mise en œuvre des procédures liées à l’arrivée et au départ des artistes en résidence ainsi que de leur bonne information et accueil tout au long de leur présence à la Cité internationale des arts. L’équipe de ce pôle est en lien constant avec les résidents de toutes nationalités et constitue une interface essentielle entre les artistes et les différents services de l’institution mais est également le point de contact privilégié du public extérieur accueilli lors des événements, manifestations, et concernant la mise à disposition de studios de répétition.

 

Le pôle de l’accueil est composé de 13 personnes : la responsable du pôle, son adjoint.e, deux agents à la réception en journée en roulement, des veilleurs de nuit et agents de sécurité amenés à travailler le soir et le week-end en roulement et ponctuellement en journée en semaine, une chargée d’accueil affectée aux espaces d’exposition, un gardien chargé d’accueil sur le site de Montmartre.

 

• Amélioration de l’offre :

→ Participation à la mise en fonctionnement et à l’exploitation du nouveau logiciel de gestion (intégration et enrichissement de la base de données, mise à jour des documents administratifs et financiers) ;

→ Participation à la réflexion sur les aménagements (équipement, travaux, benchmark avec des équipements comparables) à réaliser pour moderniser ces espaces et en diversifier les usages (rénovation de l’auditorium, ouverture vers un plus large éventail de pratiques artistiques, comme le spectacle vivant, musiques actuelles, musiques électroniques).

→ Au sein du pôle de l’accueil, rattaché au services Résidences, l’adjoint-e à la responsable du pôle de l’accueil a pour mission :

 

• La participation active à la réflexion et à la mise en œuvre d’une démarche d’amélioration constante des procédures d’accueil des résidents (modernisation des documents à transmettre, efficacité des inventaires d’arrivée et de départ, apporter des réponses aux résidents, tant pour des questions techniques que pour des questions administratives ou du quotidien) et des outils utilisés par le pôle accueil ;

 

• L’organisation et le suivi du planning global des départs et arrivées mensuels d’artistes en résidence, et de la coordination indispensable avec les différents services de l’établissement ;

 

• La mise en œuvre et la réalisation des procédures d’arrivées et de départs des résidents (accueil, inventaires, états des lieux…) ;

 

• La gestion des stocks (mobiliers, clés…), en lien avec la réalisation des inventaires et en coordination avec les services généraux et le service bâtiment (travaux de rénovation, équipement). ;

• Le suivi attentif des demandes particulières et quotidiennes des résidents pendant leur temps de présence (accueil de visiteur, besoins en matériel, attestations, requêtes particulières…) ;

• La bonne information quotidienne des résidents (manifestations, travaux, coupures eau/électricité etc.) ;

 

• ​Le lien avec les prestataires extérieurs amenés à intervenir dans la gestion quotidienne des ateliers-logements (prestataires d’entretien literie, hygiène etc.) ;

• La coordination de l’accueil du public et visiteurs venus assister aux manifestations ou louer les studios de répétition, géré par la réception en lien avec le service de coordination des espaces et de l’événementiel ;

• Il.elle assiste de manière générale la responsable du pôle dans l’ensemble de ses tâches quotidiennes.

 

Le poste exige un excellent sens relationnel car l’adjoint-e est en relation directe et quotidienne avec les résidents.

Une bonne expression orale et écrite, de même qu’une excellente maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral, sont indispensables.

De plus, ce poste nécessite une mobilité au sein des bâtiments et des déplacements fréquents sur les deux sites de la Cité internationale des arts, dans le Marais (plusieurs bâtiments répartis sur 35 000 m2) et à Montmartre (plusieurs bâtiments au sein d’un parc arboré).

 

 

Description des missions

De plus, ce poste nécessite une mobilité au sein des bâtiments et des déplacements fréquents sur les deux sites de la Cité internationale des arts, dans le Marais (plusieurs bâtiments répartis sur 35 000 m2) et à Montmartre (plusieurs bâtiments au sein d’un parc arboré).

 

  • •  Amélioration des procédures et suivi global des ateliers-logements et des artistes résidents accueillis ;

    → Participation à la réflexion collective sur les améliorations de l’accueil.
    → Mise à jour constante du planning via le logiciel de suivi des résidences (Résidenciel).
    → Gestion des clés des ateliers-logements.
    → Tenir les inventaires des ateliers à jour.
    → Mise en place d’outils de suivi.
    → Faire remonter les informations aux services concernés.
    → Répondre aux demandes courantes des artistes résidents et les rediriger vers les bons services.

 

  •  

    • Mise en œuvre des procédures d’accueil des résidents ;

    → A l’arrivée : accueillir et accompagner les résidents dans leur atelier-logement et faire les inventaires d’arrivée.
    → Réponse aux questions posées par les résidents sur la résidence à la Cité internationale des arts.

 

  • • Mise en œuvre des procédures de départ ;

    → Prise de rendez-vous avec les résidents pour organiser l’inventaire de départ et la remise des clés.
    → Faire l'inventaire de départ aux côtés du résident.
    → Transmission aux services généraux, au service bâtiment et au service comptable des besoins pouvant découler de l’inventaire de sortie (besoin de ménage supplémentaire, matériel détérioré…) et pouvant avoir une influence sur la restitution de la caution.

 

  • • Coordination des équipes et suivi en l’absence de la /du responsable de l’accueil ;

    → Planning des équipes.
    → Coordination et suivi des activités du service en lien avec les différents services de la Cité internationale des arts.
    → Suivi des prestataires.

 

 

Profil recherché

Le poste d’adjoint-e à la responsable du pôle de l’accueil nécessite les compétences suivantes :

 

  • Grandes capacités organisationnelles et de suivi de planning,

  • Expérience confirmée sur des taches de coordination,

  • Expérience en gestion d’équipe et encadrement

  • Maîtrise de l’anglais indispensable (oral et écrit),et  toute autre langue appréciée

  • Maitrise des outils informatiques (Outlook, Word, Excel),

  • Polyvalence, réactivité,  disponibilité

  • Rigueur et sens de l’organisation,

  • Fiabilité́ et discrétion,

  • Excellent relationnel.

 

Une expérience professionnelle dans les domaines de l’accueil, de l’hôtellerie et/ou du contact avec le public, ainsi que dans la gestion de planning, est attendue.

 

 

Rémunération envisagée

Rémunération en fonction de l’expérience (2 000 € / 2 300 € bruts mensuels + 13e mois).

 

 

 

Poste en CDI à pourvoir à compter du 2 janvier 2020