Assistant.e administrat.if.ve

Contrat à Durée Determinée 6 mois / Temps plein

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Suivi

Joséphine Brunner, directrice administrative, financière et des ressources humaines - josephine.brunner@citedesartsparis.fr

 

Description de l’entreprise

La Cité internationale des arts est une Fondation reconnue d’utilité publique, qui accueille des artistes en résidence, issus de plus de 90 pays, dans 326 ateliers-logements répartis sur deux sites, le Marais, et Montmartre. 70% des ateliers sont souscrits par des opérateurs étrangers et français qui désignent les résidents selon des modalités qui leur sont propres et 30 % des ateliers sont réservés pour répondre aux candidatures individuelles qui font l’objet d’une sélection par deux sessions annuelles de commissions de professionnels. Parallèlement à cette activité principale, la Cité internationale des arts dispose de salles d’exposition (550 m²) et d’un auditorium (128 places) ainsi que de surfaces proposées à la location (exploitation directe et baux).

 

Dans le cadre d’une réorganisation et d’un renfort du service « Résidences » de la Cité internationale des arts, composé de trois personnes, vous serez rattaché(e) à la cheffe du service et à la Direction Générale.

 

Vous serez en charge d’assurer la continuité et le développement du service administratif de la Fondation concernant la gestion des séjours des artistes résidents, en amont et pendant leur résidence.

 

Vous aurez pour mission première l’assistance de la cheffe du service des Résidences dont notamment : saisies des données relatives aux artistes résidents sur le logiciel Résidenciel, gestion du planning des arrivées et départs, des dossiers d’inscription transmis par les résidents, courriers d’invitation et formalités administratives diverses pour préparer l’arrivée des résidents, assistance des résidents tout au long de leur séjour, accueil physique et téléphonique des artistes résidents, suivi de l’occupation des ateliers et des demandes de réservations d’ateliers-logements en fonction des disponibilités.

 

Vous aurez également en charge le suivi, deux fois par an (session de printemps et session d’automne), de l’organisation administrative relative à la préparation des commissions d’attribution de résidences (réception et organisation des dossiers de candidature, courriers de réponse) dans le cadre d’une procédure qui a été entièrement informatisée et simplifiée début 2018.

 

Vous serez en charge d’accompagner le changement, la modernisation et la réorganisation du service, en développant la simplification et l’automatisation des tâches, à travers des outils informatiques et le développement du nouveau logiciel de gestion des résidences (Résidenciel) mis en place depuis 2017.

 

Des tâches de secrétariat très ponctuelles pourront vous être demandées.

 

Compétences requises

- Expérience confirmée sur des tâches de gestion administrative, gestion de planning, secrétariat (trois ans minimum)
- Expérience de gestion de résidences / hôtellerie appréciée
- Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, Access) et appétence pour la maîtrise d’un nouveau logiciel (Résidenciel)
- Maîtrise de l’anglais exigée (oral et écrit)
- Qualités rédactionnelles et grande aisance à l’oral
- Polyvalence, réactivité
- Rigueur et sens de l’organisation
- Fiabilité et discrétion
- Bon relationnel
- Goût pour le secteur artistique dans un cadre international

 

Rémunération envisagée

2 000 € bruts mensuels (auxquels s’ajoutent : une prime de précarité de 10 % versée en fin de contrat et un treizième mois au prorata de la durée du contrat).

 

Détail du poste

- 39 heures hebdomadaires / 2 jours de RTT par mois.

- Durée 6 mois

- Temps plein

- Localisation du poste : 18 rue de l’Hôtel de Ville, 75004 (Métro Pont Marie ligne 7 /  Saint-Paul ligne 1)

 

 

 

Poste à pourvoir à compter du 18 juin 2018

 

Les candidatures sont à adresser :

 

Par voie électronique (en précisant en objet : « Candidature au poste d’ASSISTANT/E ADMINISTRAT-IF/VE – SECRETARIAT») à josephine.brunner@citedesartsparis.fr

 

Par voie postale : Cité internationale des arts, Candidature au poste ASSISTANT/E ADMINISTRAT-IF/VE – SECRETARIAT,  18 rue de l’Hôtel de Ville, 75004 PARIS